Unternehmen in Spanien: Prüfung der Rechnungen

Je nach Ihrer Beteiligung an dem täglichen Geschäft, haben Sie sowohl als Inhaber als auch als Geschäftsführung die Rechnungen korrekt auszustellen. Auch wenn Ihre Buchhaltung eigenständig die erhaltenen Rechnungen prüfen und korrekt verbuchen sollte, ist es immer zu empfehlen auch bei keiner direkten Beteiligung an der Rechnungstellung, mindestens die größeren Rechnungen einmal im Quartal zu prüfen. 

A) Ausgestellte Rechnungen

Neben den weiter unten genannten Besonderheiten hinsichtlich Umsatzsteuer (IVA) und Rückstellungen (Retenciones) empfiehlt es sich besonders die folgenden grundlegenden Aspekte genau zu prüfen:

1. Die Rechnungen sind stets mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen. Die Nummernfolge sollte im Steuerjahr nicht unterbrochen werden und beginnt grundsätzlich am Jahresanfang von vorn. Es ist möglich vor der laufenden Nummer eine Serie zu führen z. B. das Steuerjahr: 2024-01, 2024-02, usw.

2. In der Rechnung ist stets Ihr vollständiger Name bzw. der Gesellschaftsname, Ihre Geschäftsadresse und Ihre spanische Steuernummer NIF (Número de Identificación Fiscal) anzugeben. Die NIF ist Ihre NIE oder CIF.

3. In der Rechnung ist stets die Rechnungsgrundlage (Base imponible), die Umsatzsteuer (IVA) und der Rechnungsbetrag anzugeben. Ist die Rechnung bzw. berechnete Leistung von der Umsatzsteuer befreit, ist die Befreiungsgrundlage anzugeben (nächster Abschnitt).

4. Wird die Rechnung an Privatpersonen ausgestellt, reicht deren Name, Steuernummer und ggf. das Land.

5. Wird die Rechnung an Gesellschaften oder Unternehmer ausgestellt, sind die in (2.) genannten Daten des Kunden anzugeben. Umsatzsteuerpflichtig, Umsatzsteuerbefreit, Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und Rückstellungen. Waren und Dienstleistungen sind in Spanien grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, wobei im Gegensatz zu Deutschland keine allgemeine Befreiung für „Kleingewerbe“ besteht. Auch wenn mittlerweile neue Steuererleichterungen und reduzierte Sozialversicherungsbeiträge die Selbständigkeit in Spanien erleichtert haben, ist im Normalfall mit oder ohne Umsatz die vierteljährige Umsatzsteuererklärung einzureichen und in den Rechnungen die 21% Umsatzsteuer separat auszuweisen. Sollte Ihre Aktivität komplett umsatzsteuerbefreit sein (exento), können Sie diesen Abschnitt überspringen (Medizinische Behandlungen, Bildungsauftrag usw.).

Ob Umsatzsteuer zu berechnen ist, hängt grundsätzlich vom Standort der Kunden und der Art des Handels bzw. der erbrachten Dienstleistungen ab:

 A) Kunden in Spanien

Stellen Sie eine Rechnung an einen Kunden in Spanien, haben Sie grundsätzlich 21% Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung anzuführen (Ausnahmen für die Kanaren). Handelt es sich außerdem um ein Einzelgewerbe (Selbständig) und beim Kunden um eine Gesellschaft oder gewerblich tätige Privatperson, haben Sie in der Rechnung ggf. „Rückstellungen“ (Retenciones) über Ihre Einkommensteuer zu bilden. In der gleichen Form wie Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungsbetrag zurechnen, ziehen Sie die Rückstellungen von diesem ab.

 Beispiel: 

Die Rückstellungen hat Ihr Kunde dann in Ihrem Namen über das Modelo 111 beim spanischen Finanzamt einzuzahlen.

B) Kunden in der Europäischen Union (EU)

Befinden sich Ihre Kunden innerhalb der EU, ist ebenfalls zwischen Privat- und Geschäftskunden zu unterscheiden, wobei in diesen Fällen keine Rückstellungen zu bilden sind, sondern die Unterscheidung Auswirkungen auf die Umsatzsteuerpflicht hat. In dieser Hinsicht ist grundsätzlich zwischen Privatkunden und Geschäftskunden ohne gültige europäische Umsatzsteuernum mer (NIF-IVA) sowie Geschäftskunden mit gültiger NIF-IVA zu unterscheiden. Ob Ihr Kunde über eine gültige europäische Umsatzsteuernummer verfügt, können Sie über die Internetseite der Europäischen Kommission prüfen:

 a) Privatkunden oder Geschäftskunden ohne gültige NIF-IVA

Sie haben in Ihren Rechnungen grundsätzlich die spanische Umsatzsteuer zu berechnen. Es bestehen wichtige Ausnahmen für den Fall, dass digitale Dienstleistungen angeboten werden oder Sie beim Verkauf von Waren an Privatpersonen, die in den jeweiligen Mitgliedsstaaten geltenden Höchstgrenzen zur Berechnung der Mehrwertsteuer des Verkäufers erreichen. In beiden Fällen sind diese Umstände im Einzelfall zu analysieren.

b) Geschäftskunden in der EU mit gültiger NIF-IVA

Verfügt Ihr Geschäftskunde über eine gültige Umsatzsteuer nummer (NIF-IVA), können Sie die Rechnung in Anwen dung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft ohne spanische Umsatzsteuer ausstellen. Dieser Vorgang ist besonders wich tig, damit der Kunde im eigenen Land die selbst zu zahlende Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen kann und es somit zu keiner tatsächlichen Umsatzsteuerlast kommt. Da es sich um eine Steuerbefreiung in Spanien handelt, ist dieser Umstand ausdrücklich in der Rechnung zu vermerken: „Umsatzsteuer schuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

c) Kunden außerhalb der EU

Sowohl der Export von Produkten als auch der Export von Dienstleistungen ist grundsätzlich umsatzsteuerbefreit. Im Fall von Dienstleistungen wird nicht zwischen Privat- und Geschäftskunden, sondern zwischen Ausführung im Inland und Ausführung im nicht EU-Ausland unterschieden. Wird die Dienstleistung in Spanien ausgeführt ist sie grundsätzlich weiterhin umsatzsteuerpflichtig. Um den Ausführungsort zu bestimmen, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass dieser im Ausland liegt, wenn der Kunde seine Geschäftsadresse im Ausland hat und die Leistung elektronisch (Internet, Telefon, Home-Office usw.) erbracht wurde. Typische Fälle sind hier: Unternehmensberatung, Buchführung, Übersetzungen usw.

Nur für den Fall, dass die Leistung tatsächlich im Inland erbracht wird (Beispiel: Stadtführung eines Touristen mit Wohnsitz in der Schweiz) oder die Leistung im Zusammenhang mit einer in Spanien liegenden Immobilie erbracht wird (Immobilienmakler, Anwälte usw.) ist trotz Wohnsitz des Kunden im Nicht- EU- Ausland die spanische Mehrwertsteuer zu berechnen.

Zusammenfassung Rechnungsstellung:

Kunde in Spanien

Privatkunden = + 21% IVA

Geschäftskunden = + 21% IVA – ggf. 15% Rückstellungen

Kunde in der EU

Privatkunden = + 21% IVA

Geschäftskunden = Ohne IVA (Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)

Kunde ausserhalb der EU

Leistungserbringung im Inland = + 21 % IVA

Leistungserbringung im Ausland = Ohne IVA (Export von Dienstleistungen)

Es gelten Besonderheiten für Unternehmen auf den Kanaren. In jedem Fall ist es hier zu empfehlen zusammen mit Ihrem Buchführer die verschiedenen Rechnungsvordrucke zu erstellen und vor dem Versand prüfen zu lassen.

B) Erhaltene Rechnungen

Damit Ausgaben als Werbungskosten in Spanien von der Steuer abgesetzt werden können, müssen diese grundsätzlich der wirtschaftlichen Aktivität zuzuschreiben sein, in der Buchführung gebucht und durch die entsprechende Rechnung (Facturas) gerechtfertigt sein.

Im Gegensatz zu anderen Ländern wie z. B. Deutschland oder Österreich, existieren in Spanien so gut wie keine automatisch anwendbaren Pauschalen und die Rechtfertigung der Ausgaben über Quittungen (Recibos) ist stark beschränkt. Auch wenn hinsichtlich der verschiedenen Steuern (hauptsäch lich Einkommen- und Umsatzsteuer) in einigen Fällen Ausnahmen bestehen, sind grundsätzlich immer die genannten drei Voraussetzungen zur Absetzbarkeit zu erfüllen:

1. Die Ausgabe ist direkt der wirtschaftlichen Aktivität zu zuschreiben (afecto).

2. Die Ausgabe ist entsprechend in der Buchführung regis triert.

3. Die Ausgabe kann über eine Rechnung (Factura) belegt werden.

Gerade dieser letzte Punkt führt in der Praxis zu einem vergleichsweise hohen Verwaltungsaufwand, da Rechnungen mindestens Ihren Namen, Ihre Steuernummer, Ihre Adresse und die Umsatzsteuer beinhalten sollten. Werden „Tickets“ oder „Facturas simplificadas“ eingereicht, ist es wahrscheinlich, dass das Finanzamt diese nicht anerkennt. Allgemein ist auf die Notwendigkeit hinzuweisen alle Werbungskosten durch die entsprechende, vollständige Rechnung zu belegen.Tickets, Zahlungsbelege, Kontobewegungen usw. werden vom Finanzamt grundsätzlich nicht anerkannt und sollten somit nur in Ausnahmefällen in die Buchführung aufgenommen werden.

Belege die nicht den Rechnungsteller, den Kunden und die Mehrwertsteuer enthalten, können in keinem Fall berücksichtigt werden. Sollten Rechnungen oder Tickets in einer fremden Währung erstellt werden, ist immer der Eurobetrag und der Wechselkurs zu vermerken. Um späteren Problemen vorzubeugen, empfiehlt es sich somit immer und überall eine vollständige Rechnung zu verlangen.

Seitens unserer Kanzlei übernehmen wir die Verwaltung, Buchführung und Bilanzierung Ihres spanischen Unternehmens und unterstützen Sie in allen rechtlichen und steuerlichen Aspekten. 

Christoph Sander
Rechtsanwalt & Steuerberater, 
Geschäfsführender Partner
info@sspartners.es
Tel: (+34) 951 12 13 06
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